Guide de demande d'arôme alimentaire COA, SDS/MSDS et TDS

Planifier la portée du document autour de l'élément sélectionné

Les demandes de documents doivent commencer par un élément de arôme sélectionné ou une direction d'échantillon clairement définie. Une question générale telle que « Pouvez-vous envoyer tous les documents ? » n'explique pas quels fichiers sont nécessaires, pourquoi ils sont nécessaires ou quelle portée le client attend.

Envoyez la liste de contrôle exacte de l'équipe d'assurance qualité de l'acheteur, de l'importateur, du distributeur, du client de marque privée ou du détaillant. Incluez les applications, le format, la destination, l’étape du projet et la date limite. Si l'élément n'a pas été sélectionné, indiquez que la demande concerne une sélection initiale et identifiez les informations qui permettraient de déterminer si l'échantillonnage peut avoir lieu.

La portée du document peut être :

• Spécifique à l'élément.
• Spécifique au lot.
• Spécifique à l'envoi.
• Au niveau de l'établissement.
• Spécifique au client.
• Spécifique au marché.

L'acheteur doit confirmer quelle portée est réellement requise.

Ce que signifient généralement les demandes COA, SDS/MSDS et TDS

Ces acronymes décrivent différents besoins en matière de documents.

**COA :** Les acheteurs utilisent généralement un certificat d'analyse pour examiner les résultats ou les attributs rapportés associés à un article défini et, dans certains cas, à un lot ou à une expédition. Confirmez le titre exact, les champs, la couverture de l'article et le point de problème.

**SDS/MSDS :** Les acheteurs demandent généralement une fiche de données de sécurité ou une fiche de données de sécurité pour la manipulation, le lieu de travail, le contrôle du transport ou les dossiers des clients. Il ne s’agit pas d’une approbation de l’étiquette d’un produit fini.

**TDS :** Les acheteurs utilisent généralement une fiche technique pour la description, le format, les spécifications, la manipulation, le stockage ou les informations relatives à l'application du produit. Le contenu et le titre varient selon le fournisseur et l'article.

Un COA n'est pas une spécification technique complète. Un SDS/MSDS n’établit pas d’approbation de mise sur le marché. Un TDS ne remplace pas l’examen réglementaire ou client spécifique à un article.

Comment rendre la demande utile

Indiquez pourquoi chaque document est nécessaire. Un distributeur qui présélectionne une gamme peut avoir besoin d’informations de base sur les articles. Un fabricant de produits alimentaires approuvant un échantillon peut avoir besoin d’un dossier de produit plus restreint. Un acheteur passant une commande commerciale peut avoir besoin de détails sur le lot ou l’expédition.

Incluez toutes les fonctionnalités requises du document :

• Nom et code du produit.
• Numéro de lot ou de lot.
• Date de commercial use ou de révision.
• Signature ou cachet.
• Langue ou traduction.
• Nom de l'établissement.
• Période de validité.
• Modèle client.
• Notarisation ou autre traitement formel.

Ne présumez pas que ces fonctionnalités sont standard. Confirmez le format, le processus, le calendrier et tout coût associé demandés avant de vous y fier.

Quand demander des documents pendant l'échantillonnage

Soulevez des questions critiques sur les documents avant ou pendant les tests sensoriels. Si un client a besoin d'un fichier ou d'une déclaration spécifique, l'acheteur doit savoir si l'article sélectionné peut entrer dans ce chemin de révision avant de passer des semaines sur le travail de applications.

Le bon calendrier dépend de l'étape :

• **Contrôle initial :** Identifiez les documents ou allégations essentiels à la rupture d'un accord.
• **Exemple de test :** Confirmez l'identité de l'élément et demandez les informations nécessaires à l'évaluation interne.
• **Approbation du client :** Vérifiez le libellé exact, la couverture des articles et les documents actuels.
• **Commande commerciale :** Confirmez les enregistrements relatifs aux lots, à l'expédition, au colis, au stockage et à la commande.
• **Répéter l'ordre :** Vérifiez si les exigences actuelles en matière d'articles et de documents restent alignées.

Séparez l'approbation du document de l'approbation sensorielle, mais exécutez les deux pistes suffisamment tôt pour éviter les retouches.