Hướng dẫn yêu cầu tài liệu tuân thủ hương liệu thực phẩm

Yêu cầu tài liệu không phải là yêu cầu chứng chỉ

Danh sách chứng chỉ không có ngữ cảnh sản phẩm có thể tạo ra các giả định sai. Người mua nên chuẩn bị một tài liệu yêu cầu xác định chính xác hương vị, dạng thức, thị trường và mục đích sử dụng. LULIN FLAVOR phải xác nhận tính khả dụng, từ ngữ, tính hợp lệ, phạm vi bảo hiểm của sản phẩm và quy trình phát hành trước khi dựa vào tài liệu.

Tài liệu về hương liệu thực phẩm phụ thuộc vào sản phẩm, dạng hương liệu, lô hàng, thị trường, yêu cầu của khách hàng và vai trò của khách mua trong chuỗi cung ứng. Nhà phân phối yêu cầu tài liệu sàng lọc trước có thể cần một bộ tài liệu khác với bộ tài liệu của nhà sản xuất chuẩn bị đồ uống thành phẩm, sản phẩm bánh mì, mặt hàng bánh kẹo, gia vị hoặc đồ uống có cồn dạng sủi/có ga để ra mắt.

Đánh giá chất lượng có thể bao gồm việc thu mua nguyên liệu thô, sản xuất, kiểm tra thành phẩm, đóng gói và giao hàng. Các biện pháp kiểm soát này không chứng minh rằng tài liệu, chứng nhận, đăng ký hoặc tuyên bố quản lý cụ thể áp dụng cho mọi mặt hàng. Mỗi tài liệu được yêu cầu phải được xác nhận về hương vị đã chọn, bối cảnh lô hàng, thị trường đích và mục đích sử dụng.

Tài liệu mà khách mua thường hỏi

Người mua có thể yêu cầu các tài liệu về sản phẩm và chất lượng sau đây. Tính sẵn có, phạm vi, hiệu lực, phạm vi sản phẩm và cách diễn đạt được phê duyệt được xác nhận cho mục đã chọn:

• COA - xác nhận xem yêu cầu có yêu cầu tài liệu đại diện hay bản ghi theo lô cụ thể hay không.
• SDS hoặc MSDS - xác nhận ngôn ngữ, tổ chức phát hành, ngày sửa đổi và phạm vi sản phẩm.
• TDS hoặc bảng thông số kỹ thuật của sản phẩm - xác nhận tên mặt hàng, dạng hương liệu, phạm vi kỹ thuật và phiên bản được phê duyệt.
• Tuyên bố về chất gây dị ứng - xác nhận hương vị, chất mang, bối cảnh sản xuất đã chọn và từ ngữ thị trường bắt buộc.
• Tuyên bố tự nhiên hoặc tuyên bố về trạng thái tự nhiên/nhân tạo - xác nhận mặt hàng chính xác, thị trường mục tiêu và ngôn ngữ nhãn dự kiến.
• Tuyên bố thành phần hoặc tài liệu liên quan đến thành phần - xác nhận mức độ công bố có sẵn cho hương vị đã chọn.
• Chứng chỉ hoặc tuyên bố Halal - xác nhận cơ quan cấp, thời hạn hiệu lực, phạm vi cơ sở hoặc sản phẩm và phạm vi mặt hàng.
• Chứng chỉ hoặc tuyên bố Kosher - xác nhận cơ quan cấp, thời hạn hiệu lực, phạm vi cơ sở hoặc sản phẩm và phạm vi mặt hàng.
• Chứng chỉ ISO - xác nhận chủ sở hữu chứng chỉ, tiêu chuẩn, phạm vi cơ sở, tính hợp lệ và mức độ liên quan với sản phẩm được yêu cầu.
• Chứng chỉ hoặc tài liệu hệ thống HACCP - xác nhận phạm vi cơ sở, bên cấp, hiệu lực và liệu người mua có cần chứng chỉ hoặc bản tóm tắt hệ thống hay không.
• Chứng chỉ FSSC hoặc tài liệu hệ thống - xác nhận phiên bản tiêu chuẩn, phạm vi cơ sở, tính hợp lệ và chủ sở hữu chứng chỉ.
• FEMA GRAS, đăng ký FDA, tuân thủ EU, không biến đổi gen, thuần chay, hữu cơ hoặc các tuyên bố dành riêng cho thị trường khác - xác nhận chính xác từ ngữ, phạm vi sản phẩm và mục đích sử dụng.
• Chính sách mẫu, hướng dẫn về liều lượng sử dụng, ghi chú về độ ổn định, ghi chú về độ hòa tan, đặc tính nhiệt, đặc tính axit, đặc tính cồn, bao bì, thời hạn sử dụng, bảo quản, MOQ, giá cả, thời gian giao hàng và hỗ trợ thị trường vận chuyển - xem xét những điều này một cách riêng biệt dưới dạng chi tiết dự án kỹ thuật hoặc thương mại.

LULIN FLAVOR xác nhận tên tài liệu, phạm vi và cách diễn đạt cho dự án và mục hương vị cụ thể. Trong trường hợp tài liệu chỉ áp dụng cho một số sản phẩm, lô, nhà máy, ngày tháng, thị trường hoặc loại yêu cầu nhất định thì những giới hạn đó phải được xem xét trước khi phê duyệt hoặc mua mẫu.

Các tài liệu FEMA GRAS, Nhập và Kosher phải được xem xét theo mục

Các lượt tìm kiếm hương vị FEMA GRAS thường là các câu hỏi về tài liệu tuân thủ, không phải là bằng chứng cho thấy một mục hương vị có trạng thái có thể sử dụng được. Người mua có thể hỏi liệu từ ngữ liên quan đến FEMA GRAS, câu lệnh FDA, câu lệnh EU hoặc các tài liệu thị trường khác có thể được xem xét cho một mặt hàng hương vị cụ thể, ứng dụng thành phẩm, thị trường mục tiêu và danh sách tài liệu khách hàng hay không. Xác nhận phạm vi, phạm vi sản phẩm, từ ngữ được phê duyệt và cách sử dụng nhãn cho mặt hàng chính xác đó.

Phải yêu cầu giấy tờ về hương liệu thực phẩm để nhập khẩu trước khi phê duyệt hoặc mua mẫu. Nhà nhập khẩu phải gửi quốc gia đến, ứng dụng thực phẩm thành phẩm, dạng hương liệu hương vị nếu biết, tiêu đề tài liệu của nhà nhập khẩu hoặc khách hàng và liệu tập tin đó có cần thiết để sàng lọc mẫu, chuẩn bị hải quan, phê duyệt của khách hàng hoặc mua lặp lại hay không. COA, SDS/MSDS, TDS, Halal, Kosher, ISO, HACCP, FSSC, FDA/EU/FEMA GRAS, liên quan đến chất gây dị ứng, Nhãn không biến đổi gen, thuần chay, hữu cơ, tự nhiên, sạch và ngôn ngữ xác nhận khác phải được xác minh cho mặt hàng và thị trường đã chọn.

Các yêu cầu về hương liệu thực phẩm Kosher phải được xử lý dưới dạng yêu cầu xem xét chứng chỉ. Người mua nên hỏi về mặt hàng hương vị chính xác, phạm vi sản xuất, loại chứng chỉ, cơ quan cấp, ngày hiệu lực, thị trường đích và liệu thành phẩm có cần sự chấp thuận của khách hàng hay không. Xác nhận mức độ bao phủ, cách diễn đạt, quy trình phát hành, chi phí và thị trường của Kosher cho mặt hàng đó.

Những câu hỏi về tài liệu này cũng có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá kỹ thuật và thương mại. Thiết lập liều lượng sử dụng, độ ổn định, độ hòa tan và hành vi xử lý thông qua việc xem xét ứng dụng; thảo luận về chính sách mẫu, MOQ, giá cả, thời gian giao hàng, đóng gói, thời hạn sử dụng, thị trường bảo quản và vận chuyển trước khi dựa vào báo giá.

Cách gửi yêu cầu tài liệu rõ ràng

Yêu cầu tài liệu hữu ích bắt đầu từ sản phẩm và ứng dụng. Khách mua nên chia sẻ tên hương hoặc định hướng hương được yêu cầu, dạng hương liệu thực phẩm nếu biết, ứng dụng thành phẩm, thị trường đích, danh sách tài liệu của khách hàng hoặc nhà nhập khẩu và liệu yêu cầu đó có phải là sàng lọc mẫu, phê duyệt của khách hàng, đánh giá nhập khẩu hay mua sản xuất hay không.

Người mua cũng nên tách biệt các tài liệu "phải có" với các tài liệu "có thì tốt". Yêu cầu kiểm tra của khách hàng khác với câu hỏi R&D nội bộ. Nếu nhóm quản lý của khách mua có tiêu đề hoặc từ ngữ tài liệu chính xác, hãy gửi danh sách đó thay vì yêu cầu chung chung về "tất cả các chứng chỉ".

Không giả định thời gian phản hồi, thời gian cấp tài liệu, công chứng, hợp pháp hóa, apostille, dịch thuật, chính sách tem, COA theo lô cụ thể hoặc dịch vụ tài liệu miễn phí. Hỏi những dịch vụ nào có sẵn, chi phí bao nhiêu và mất bao lâu cho yêu cầu cụ thể.

Khi nào nên xem xét tài liệu trong quá trình mua

Việc xem xét tài liệu không nên đợi đến đơn đặt hàng cuối cùng. Nếu mẫu hương vị phải đáp ứng tiêu chuẩn của khách hàng, quy định của thị trường đích hoặc yêu cầu của nhà bán lẻ thì khách mua nên hỏi về tài liệu trước khi phê duyệt mẫu. Một hương vị hoạt động tốt về mặt cảm quan có thể vẫn cần được đánh giá tài liệu trước khi sử dụng cho mục đích thương mại.

Đối với các yêu cầu mẫu, khách mua có thể sớm liệt kê các tài liệu cần thiết để nhà cung cấp có thể kiểm tra xem dự án có đáng để phát triển thêm hay không. Để mua hàng lặp lại, các yêu cầu tài liệu phải gắn liền với mã sản phẩm, dạng hương liệu, kỳ vọng lô hàng, thị trường khách mua và yêu cầu của khách hàng.

Hướng dẫn này hỗ trợ cuộc trò chuyện rõ ràng với nhà cung cấp và không thay thế lời khuyên pháp lý hoặc quy định. LULIN FLAVOR có thể xác nhận các tài liệu có sẵn của nhà cung cấp nhưng người mua vẫn chịu trách nhiệm về việc tuân thủ thành phẩm, đánh giá của nhà nhập khẩu, phê duyệt của khách hàng và các quyết định theo quy định của địa phương.

Việc xem xét tài liệu nên bắt đầu trước khi xác nhận nhãn

Các câu hỏi về tài liệu tuân thủ phải được đặt ra trước khi người mua viết bản sao nhãn, tờ khai của nhà nhập khẩu, văn bản danh mục nhà phân phối hoặc tuyên bố thương mại điện tử. Một hương vị có thể phù hợp cho cuộc thảo luận dự án, nhưng các từ ngữ như tự nhiên, nhân tạo, Halal, Kosher, liên quan đến chất gây dị ứng, không biến đổi gen, thuần chay, hữu cơ, tuân thủ EU, liên kết với FDA hoặc liên quan đến FEMA GRAS cần có xác nhận cụ thể về sản phẩm.

Quy trình xem xét tài liệu thực tế là:

• Người mua liệt kê thị trường mục tiêu và tên tài liệu được yêu cầu.
• Nhà cung cấp kiểm tra xem mặt hàng chính xác có thể hỗ trợ các tài liệu được yêu cầu hay không.
• Người mua chia sẻ nhãn hoặc từ ngữ của nhà nhập khẩu để xem xét khi cần.
• Nhà cung cấp xác nhận từ ngữ đã được phê duyệt, các tuyên bố không có sẵn hoặc các mặt hàng cần thay thế.
• Báo giá hàng loạt sử dụng đường dẫn tài liệu đã được xác nhận chứ không phải giả định từ cuộc trò chuyện mẫu.

Điều này bảo vệ cả hai bên khỏi việc hứa hẹn một yêu cầu không thể được hỗ trợ sau này.

Ưu tiên tài liệu theo giai đoạn dự án

Sàng lọc mẫu sớm thường cần có đủ thông tin để xử lý mẫu một cách an toàn và hiểu rõ mục đích sử dụng của mẫu. Đánh giá của nhà phân phối hoặc nhà nhập khẩu có thể cần các ví dụ về TDS, SDS/MSDS, COA, ghi chú về chất gây dị ứng, tuyên bố dành riêng cho từng quốc gia và bản sao chứng chỉ nếu có. Việc chuẩn bị thương mại hóa có thể cần lô COA chính xác, tên thành phẩm, xem xét yêu cầu nhãn, thời hạn sử dụng và hướng dẫn bảo quản cũng như chứng từ vận chuyển.

Người mua nên tải lên hoặc liệt kê danh sách kiểm tra tài liệu của khách hàng. Sau đó, LULIN FLAVOR có thể xác định những gì có sẵn, những gì cần xem xét ở cấp độ mục và những tuyên bố nào thiếu tài liệu hỗ trợ.

Việc xem xét tài liệu phải ở cấp độ mặt hàng và thị trường cụ thể

Các yêu cầu về tài liệu về hương liệu thực phẩm phải được xem xét ở cấp mặt hàng. Người mua có thể yêu cầu COA, SDS/MSDS, TDS, tuyên bố về chất gây dị ứng, Halal, Kosher, ISO, HACCP, FSSC, tài liệu nhà máy, hỗ trợ hương liệu tự nhiên, không biến đổi gen, thuần chay hoặc từ ngữ dành riêng cho thị trường, nhưng tình trạng sẵn có và ngôn ngữ chính xác phải được xác nhận cho sản phẩm đã chọn.

Quy trình làm việc tài liệu thực tế là liệt kê thị trường đích, yêu cầu của nhà nhập khẩu, danh sách kiểm tra của khách hàng, kỳ vọng về yêu cầu nhãn và bất kỳ chất mang hoặc dung môi bị hạn chế nào trước khi phê duyệt mẫu. Nếu danh sách tài liệu thay đổi sau khi mẫu được phê duyệt, hương vị đã chọn có thể cần được xem xét lại. Tránh những đảm bảo pháp lý rộng rãi và giữ mọi tuyên bố gắn liền với bằng chứng cụ thể về sản phẩm.