Hướng dẫn yêu cầu hương liệu thực phẩm COA, SDS/MSDS và TDS

Lập kế hoạch phạm vi tài liệu xung quanh mục đã chọn

Yêu cầu tài liệu phải bắt đầu bằng một mục hương vị đã chọn hoặc hướng mẫu được xác định rõ ràng. Một câu hỏi rộng như "Bạn có thể gửi tất cả tài liệu không?" không giải thích những tập tin nào là cần thiết, tại sao chúng cần thiết hoặc phạm vi mà khách hàng mong đợi.

Gửi danh sách kiểm tra chính xác từ nhóm QA, nhà nhập khẩu, nhà phân phối, khách hàng nhãn hiệu riêng hoặc nhà bán lẻ của người mua. Bao gồm ứng dụng, dạng hương liệu, điểm đến, giai đoạn dự án và thời hạn. Nếu hạng mục chưa được chọn, hãy nêu rõ yêu cầu đó là sàng lọc ban đầu và xác định thông tin sẽ xác định liệu việc lấy mẫu có thể được tiến hành hay không.

Phạm vi tài liệu có thể là:

• Dành riêng cho từng mặt hàng.
• Cụ thể theo lô.
• Dành riêng cho lô hàng.
• Cấp cơ sở.
• Dành riêng cho khách hàng.
• Theo thị trường cụ thể.

Người mua nên xác nhận phạm vi nào thực sự được yêu cầu.

Ý nghĩa của các yêu cầu COA, SDS/MSDS và TDS

Những từ viết tắt này mô tả các nhu cầu tài liệu khác nhau.

**COA:** Người mua thường sử dụng COA để xem xét các kết quả hoặc thuộc tính được báo cáo liên quan đến một mặt hàng xác định và trong một số trường hợp là một lô hoặc lô hàng. Xác nhận chính xác tiêu đề, trường, phạm vi mục và điểm vấn đề.

**SDS/MSDS:** Người mua thường yêu cầu bảng dữ liệu an toàn hoặc bảng dữ liệu an toàn vật liệu để xử lý, nơi làm việc, sàng lọc khi vận chuyển hoặc hồ sơ khách hàng. Nó không phải là sự phê duyệt nhãn thực phẩm thành phẩm.

**TDS:** Người mua thường sử dụng TDS để mô tả, dạng hương liệu, thông số kỹ thuật, cách xử lý, lưu trữ hoặc thông tin liên quan đến ứng dụng. Nội dung và tiêu đề khác nhau tùy theo nhà cung cấp và mặt hàng.

COA không phải là thông số kỹ thuật hoàn chỉnh. SDS/MSDS không thiết lập sự chấp thuận của thị trường. TDS không thay thế đánh giá của khách hàng hoặc quy định cụ thể về mặt hàng.

Cách làm cho yêu cầu trở nên hữu ích

Nêu rõ lý do tại sao mỗi tài liệu lại cần thiết. Nhà phân phối sàng lọc trước một phạm vi có thể cần thông tin cơ bản về mặt hàng. Nhà sản xuất thực phẩm phê duyệt một mẫu có thể cần hồ sơ sản phẩm hẹp hơn. Người mua đặt hàng thương mại có thể cần thông tin chi tiết về lô hàng hoặc lô hàng.

Bao gồm mọi tính năng tài liệu bắt buộc:

• Tên và mã sản phẩm.
• Số lô.
• Ngày phát hành hoặc sửa đổi.
• Chữ ký hoặc đóng dấu.
• Ngôn ngữ hoặc bản dịch.
• Tên cơ sở.
• Thời hạn hiệu lực.
• Mẫu khách hàng.
• Công chứng hoặc xử lý chính thức khác.

Đừng cho rằng những tính năng này là tiêu chuẩn. Xác nhận dạng hương liệu, quy trình, thời gian được yêu cầu và mọi chi phí liên quan trước khi dựa vào chúng.

Khi nào cần yêu cầu tài liệu trong quá trình lấy mẫu

Đưa ra các câu hỏi quan trọng về tài liệu trước hoặc trong khi kiểm tra cảm quan. Nếu khách hàng yêu cầu một tệp hoặc tuyên bố cụ thể, người mua nên biết liệu mặt hàng đã chọn có thể vào đường dẫn xem xét đó hay không trước khi dành hàng tuần cho công việc đăng ký.

Thời điểm phù hợp tùy thuộc vào giai đoạn:

• **Sàng lọc ban đầu:** Xác định các tài liệu hoặc tuyên bố thiết yếu có thể phá vỡ thỏa thuận.
• **Thử nghiệm mẫu:** Xác nhận danh tính mặt hàng và yêu cầu thông tin cần thiết để đánh giá nội bộ.
• **Sự chấp thuận của khách hàng:** Xem lại câu chữ được phê duyệt, phạm vi mục và các tài liệu hiện tại.
• **Đơn hàng thương mại:** Xác nhận lô hàng, lô hàng, gói hàng, lưu kho và các hồ sơ liên quan đến đơn hàng.
• **Lặp lại thứ tự:** Kiểm tra xem các yêu cầu về tài liệu và mục hiện tại có còn phù hợp hay không.

Tách biệt quá trình phê duyệt tài liệu với phê duyệt cảm quan nhưng chạy cả hai giai đoạn đủ sớm để tránh phải làm lại.